Om stappen te maken in de digitalisering van processen is het van belang de inrichting van deze nieuwe processen zorgvuldig te analyseren en in te richten. Neem bij deze analyse onderdelen mee als procesoptimalisatie, techniek, regulering, privacy en risicomanagement.
Bij digitaliseringsprojecten nemen wij altijd de volgende adviezen mee:
Advies 1
Besef dat digitalisering niet stopt aan de voorkant
Digitalisering vraagt om een brede aanpak. Breng de hele waardeketen in kaart en zorg dat uiteindelijk de hele keten digitaal wordt gemaakt, in plaats van alleen de voorkant van het proces. Een suboptimaal voorbeeld is dat de klant alle informatie digitaal aanlevert, maar dat bij de dienstverlener deze data toch weer in andere systemen handmatig moet worden ingevoerd. Proces optimalisatie technieken als Lean / Six Sigma kunnen gebruikt worden om de waardeketen te optimaliseren.
Advies 2
Bepaal de waarde van het document
Het is van belang om de waarde van het document te bepalen. Hoe belangrijker het document, hoe zekerder je moet weten wie de elektronische handtekening heeft gezet. Zo heeft een koopakte van een huis een andere waarde dan een contract voor een mobiel abonnement. De mate van zekerheid dat de juiste persoon getekend heeft, kun je afdwingen door te kiezen tussen drie typen handtekeningen met elk een ander niveau van betrouwbaarheid.
Advies 3
Privacy is key!
Doe een privacycheck op het proces. Privacy-wetgeving blijft in beweging, mede door verdere digitalisering en gebruik van big data. Anticipeer in de inrichting van nieuwe processen dus op zowel huidige als verwachte wetgeving. De juiste inrichting verlaagt op langere termijn:
- vragen van klanten
- kosten om processen opnieuw in te richten
- de kans op boetes
Advies 4
Neem migratie mee in het ontwerp
Te vaak worden klanten van een bedrijf meerdere malen “lastig” gevallen bij herinrichting van bedrijfsprocessen doordat de nieuwe inrichting van de waardeketen niet aansluit op de oude processen. Een doordachte migratie-strategie voorkomt dat een klant bij elke nieuwe processtap opnieuw wordt benaderd.
Advies 5
Toets succes door middel van een pilot
Nadat het inzicht is gekregen over de waardeketen, is de aanbeveling om door middel van een pilot de techniek en de processen te toetsen. Hierdoor komt er in een korte tijd inzage in de haalbaarheid en brede toepasbaarheid van de digitale oplossing. Toets deze oplossing tevens met klanten om te achterhalen of het proces aansluit bij de verwachtingen van de klant. En vier ook de successen in de pilot. Deze positieve resultaten creëren draagvlak voor een verdere roll-out.