Vanuit de ervaringen met SEPA hebben we geleerd dat het niet eenvoudig is om aanpassingen in de betalingsverkeerprocessen van bedrijven te realiseren. Een groot deel van het proces- en ICT landschap wordt geraakt, van online portals tot de achterliggende contract- en debiteuren/crediteuren administraties. De implementatie van Incassomachtigen moet dan ook niet onderschat worden en gestructureerd worden aangepakt. Houd er rekening mee dat u er gemiddeld gezien 6 tot 9 maanden voor nodig heeft om Incassomachtigen te implementeren binnen uw bedrijf (van de analyse tot en met de implementatie).

Zo kan de procesmatige kant van Incassomachtigen nog wel eens voor wat opstartproblemen zorgen. Veel incassomachtigingen zijn gekoppeld aan een contract, of worden op locatie op papier afgegeven. Denk aan het tekenen van een overeenkomst voor een mobiele telefoonabonnement in de winkel of aan een machtigingskaartje van een Goed Doel. Niet altijd wordt het machtigingskenmerk meteen bepaald. Voor incassomachtigen is dat wel noodzakelijk. Daarnaast vereist Incassomachtigen toegang tot de online bankomgeving met daartoe van toepassing zijnde bancaire toegangsmiddelen. Bij de meeste mensen liggen die echter thuis wat het afgifte proces in de winkel of op straat lastig maakt.

Ook de IT organisatie van uw bedrijf krijgt flink wat wijzigingen voor de kiezen. Er worden 3 nieuwe (PAIN.009/010/012) formaten geïntroduceerd en ook de bestaande PAIN.008 zal moeten worden aangepast met het ondertekeningskenmerk van de bank van uw klant.

6 stappen die helpen om een succesvolle migratie naar e-Mandates te realiseren

  1. Wijs de kennisdragers aan binnen uw bedrijf en zorg dat u voldoende kennis vergaart over e-Mandates, de kenmerken, de mogelijkheden en de oplossingsscenario’s. Organiseer een kennissessie voor alle stakeholders binnen uw bedrijf.
  2. Maak een business case en analyseer de risico’s. Is het noodzakelijk voor uw bedrijf om e-Mandates aan uw klanten aan te bieden? Zullen uw klanten er straks om vragen en hoe schat u de impact in van de Whitelisting-optie die banken vanaf mei 2015 moeten bieden? Zal dit de efficiency van u proces ernstig beïnvloeden? Analyseer de kansen die de nieuwe e-Mandates processen bieden zoals het incasso- en factureringsproces en credit-management.
  3. Wat zijn de mogelijke oplossingsscenario’s voor e-Mandates? Gaat u de e-Mandates zelf in beheer nemen of een e-Mandates Service Provider of Collecting Payment Service Provider (MSP of CPSP) inschakelen en wat zijn daarvan de voor- en nadelen? Welke e-Mandates oplossing kiest u? Hoe gaat u omschakelen? Gaat u de fysieke mandaatvorm nog ondersteunen, zo ja hoe lang nog?
  4. Maak een impactanalyse en stel requirements op. Denk bijvoorbeeld aan: wijzigingen in het aanmeld/orderproces, wijzigingen in het incassobestand, wijzigingen in de mandaatgegevens, wijzigingen in het beheerproces van de machtigingen. Elk bedrijf zal specifieke afwegingen moeten maken op een 15-tal terreinen om tot een passende implementatie te komen.
  5. Stel het veranderingsplan op voor het proces- en ICT landschap. Maak afspraken op het gebied van contractaanpassingen met uw bank én met uw ERP- of CRM-leverancier. Zorg voor een helder communicatieplan met uw klanten.
  6. Zorg voor professioneel projectmanagement en mobiliseer kennisdragers om de veranderingen tijdig en binnen budget door te voeren.

Het implementeren van e-Mandates vereist niet alleen gedegen kennis van de betaalstromen. Net als bij de migratie naar SEPA moeten eerst een aantal businessvragen  worden beantwoord. Een gedegen analyse is van cruciaal belang.

Jaco Booster
Jaco Booster
Managing Partner

Naar:

Artikelen Overzicht

Praat mee!

Kennisabonnement


Onze consultants

Lees ook: